Источник успешной работы в Excel лежит за пределами Excel

Источник успешной работы в Excel лежит за пределами Excel

"Меняйте мир вокруг себя". 

На курсах я постоянно твержу, что есть идеальная форма для записи и хранения информации из окружающего мира для дальнейшей обработки. Это так называемые "водопады". Ученики про них хорошо знают, сторонним технарям могу сообщить,что это "таблицы" из баз данных. Про их форму и преимущества в другой раз. Главное, что все ученики это знают, но... не все используют. Потому что эти водопады сами не возникают (хотя должны). Причинами того, что они сами не сыпятся на пользователей я считаю устоявшиеся дурные привычки вести учёт в виде таблиц любых фантазийных форм и, главное, косность 1С-ных программистов, которые предпочитают "создавать отчёты", но не предоставлять пользователю данные в удобной для обработки форме.
Так вот, чтобы получить водопады, надо начать работать с программистами. И это никакого отношения к самому Excel не имеет. Надо начать с ними разговаривать. Настойчиво, упрямо, осознавая свою правоту. Где-то мягко, если такая манера может возыметь действие. Где-то с элементами порки и БДСМ. Но, главное, значение имеет только ваша выгода от того, что вы получите. Традиции, нынешнее положение, когда вы сутками сидите, ломая голову над задачей или складывая "эту ячейку с этой", нетерпимо. Вам надо научиться ценить своё время, свои ресурсы, в том числе и интеллектуальные и надо прекратить исправлять за счёт себя чужую лень и глупость.
То же самое касается "грязи" в данных. Если диспетчеры постоянно приносят данные в  которых дни и месяц в  датах разделены запятыми, а рубли от копеек дефисами, поставьте вопрос об изменении процедуры ввода данных, чтобы подобные огрехи не возникали в принципе. Цените своё время. Попробуйте представит себе ад, в котором люди бесконечно занимаются исправлением чужих опечаток. Выйдите их этого ада. Вы не столько грешили, чтобы эти заниматься вечно.

"Будьте эффективны"

Если что-то можно сделать на 1,5 секунды быстрее, это не просто надо сделать. Это действие надо сделать своей привычкой. Осознайте ценность мгновений. Если переименование листа двойным щелчком выполняется на секунду быстрее, чем щелчок правой кнопкой мыши и выбор команды "Переименовать", то откажитесь от "медленного" варианта действия в пользу "быстрого". Убейте привычку применять правую кнопку мыши в пользу привычки дважды щелкать. Приобретение привычки — это 20 раз себя заставить сделать осознанный выбор. Позже заставлять не придётся и в итоге вы выиграете часы жизни. Если представить себе, сколько листов вам предстоит переименовать, то выигрышные секунды сложатся в солидный промежуток. Я применяю для мотивации учеников такое поучение: "Представьте, что Ангел подарил Вам полтора часа жизни. Чем Вы предпочтёте заняться в это время? Щелкать правой кнопкой мыши и выбирать "Переименовать" или смотреть на море". Выбор очевиден.

"Учитесь"

Но не впрок, не про запас, а тому, что сейчас вам необходимо. Если вы видите, что слишком много времени уходит на оформление документов, учитесь Word-у. Если проблем в Excel — то работе в Excel. Если английский является препятствием, то займитесь языком. Но никогда не стойте на месте. Есть прекрасная книжка Голрадта "Цель" про теорию ограничений на производстве и в бизнесе. Так вот ее можно с успехом перенести на свою жизнь. Видите, что что-то является препятствием к росту, преодолевайте его, расширяйте своё бутылочное горлышко и двигайтесь дальше.

"Все мы люди"

И вы и ваш начальник. А людей надо любить. Во всяком случае так учит главенствующая религия в нашем обществе. Если вы создаёте отчёт, тот подумайте немного о том, как он будет читаться. Всё ли понятно вашему начальнику или стороннему читателю в тех цифрах, которые вы предоставляете? Какие решения возможно будут приняты на основании этих отчётов? Excel предоставляет массу различных инструментов для того, чтобы вы могли помочь другому человеку воспользоваться плодами вашего труда наиболее эффективно. Но засада в том, что применение или неприменение этих возможностей полностью в вашей власти. Вы выбираете, применять ли сортировку, чтобы подсказать начальнику наибольший показатель или условное форматирование, чтобы обратить внимание на проблему. При этом понимая, что это вы делаете абсолютно бесплатно, без надежды на мгновенное вознаграждение. Вы это делаете просто из человеколюбия. 
А секрет заключается в том, что это обязательно воздастся. Однажды попадётся отзывчивый начальник, который оценит вашу заботу о нём. Или даже неотзывчивый примет правильное решение, и оно приведёт к успеху всего предприятия или хотя бы только вашего отдела. И вам достанется. Или просто мир станет чуточку лучше. Помните японцев, которые на чемпионате мира по футболу в 2018 году убирали за собой мусор на стадионе? Они бесплатно делали мир чуточку лучше вокруг себя. Посмотрите как живёт Япония. Хорошо она живёт.
Самое интересное, что делать хорошо столько же стоит, как и делать плохо. Есть ли выбор у нас?

"Осознание собственной слабости — источник силы"

Человек слаб. Он не может объять необъятное и надо не только знать о границах восприятия, но и использовать их. 
Первое ограничение — правило "7+-2" 
Мы не можем воспринять большое количество объектов одновременно. Именно поэтому надо стремиться к тому, чтобы в отчёте было меньше чисел. И сам отчёт был бы посвящён только одному вопросу, проблеме. Отчёты с большим количество показателей бесполезны именно этой причине. Для того, чтобы построить хороший и полезный отчёт надо учитывать, что начальник тоже человек, и у него такое же ограничение. Неплохо было бы предвидеть, как он будет использовать этот отчёт, какие решения он будет принимать на его основе. И тогда необходимые числа сами отберутся из сотен тысяч и сами выстроятся в нужный ряд. 
Поиграйте в начальника. Представьте себя на его месте и сделайте работу так, чтобы она вам понравилось.

"Будьте проще"

И к вам потянутся люди. Мы все имеем интеллект, сформированный в основном в возрасте 5 лет. Дальше он обрастает знаниями, опытом. Но главное, мы все (даже Путин :) !)  несколько раз на дню превращаемся в пятилетних детей. И упрощать доступ к данным не просто хорошая привычка, а ваша первейшая обязанность. Иначе можно обойтись и без вас. 
У меня на каждом курсе "Excel для управления и анализа" на занятии по диаграммам возникает дискуссионный момент в том, как называть диаграмму, которая должна отобразить место мужских товаров по выручке. Я предлагаю аудитории выбрать самое удачное название и мне предлагают всё что угодно, но только не ответ на поставленный вопрос. Звучат варианты: "Распределение мест по группам товара", "Место мужских товаров", "Выручка по группам" и даже "Мужское место". Но только не "Мужские товары занимают второе место по выручке". Почему-то в нашей культуре стоит запрет на открытость. Почему-то мы боимся говорить прямо о том, что происходит. Почему-то мы предпочитаем играть со своим читателем в загадки, головоломками, намёками наводя его на правильный вывод. 
Но это не работает в современном мире. Мир ускорился. Начальнику некогда разгадывать ваши загадки. Человека разрывает от обилия падающей на него информации и сейчас время давать чёткие ответы на поставленные вопросы, а не играть в интеллектуальные игры. Тем более, что если чёткий ответ не дан, то количество ответов стремится к бесконечности. Какой вывод сделает читатель, если вы ему этот вывод не подсказали напрямую? Вы готовы рискнуть дать ему выбор?

Опубликовано 30 октября 2020

Возврат к списку

Комментарии
Сарра
Вторник 17:12
Интересное у вас мышление, Олег.
Олег Видякин
Вторник 17:22
Сарра, уж не знаю. радоваться этому или горевать. С одной стороны, перпендикулярные взгляды лучше запоминаются и это мне очень помогает в продвижении себя. С другой стороны тяжело доказывать человеку, что необычное тоже имеет право на существование. Иногда легче согласиться и забить. Но мы не ищем лё...
Сарра
Вторник 17:30
Олег Видякин, спасибо, что так быстро ответили. Порой необычные и нестандартные взгляды помогают находить очень продуктивные решения

Скажите, Олег, что вас вдохновило начать работать в этой области?