Тайм-менеджмент — пустышка.
Даже если представить себе, что вы преодолели неопределённость и на самом деле смогли выкроить время для работы, то какой в этом смысл, если вы забыли, какую задачу вам надо решать, если вы потеряли нужный контакт, если не учли запроса клиента, по причине того, что потеряли его сообщение?
Время — всего лишь один из ресурсов, которые нужны для успешной деятельности. Другой важный ресурс — информация. Его также надо уважать и о нём заботиться.
Есть несколько принципов, которым надо следовать для того, чтобы получаемая информация использовалась эффективно.
1. Собирать все в одну точку.
1.1. Это означает, что от множества способов получения информации надо отказаться в пользу одного. Значимая информация должна передаваться по электронной почте. Человечество пока не придумало лучшего способа передачи и накопления информации. Бумага безнадёжно устарела, а мессенджеры пока представляют собой информационную свалку.
1.2. При себе надо иметь средство для мгновенной записи сигналов, которые приходят не в текстовом виде — результатов бесед, мыслей, наблюдений, сообщений голосовых СМИ.
1.3. Место решения проблемы часто не совпадает с местом её возникновения. Севшие батарейки в пульте телевизора можно заменить только если в магазине вспомнить о том. что они сели. Не надо вспоминать. Надо иметь список покупок, который заполняется по мере того, как обнаружили необходимость что-то купить
1.4. Ничего не должно храниться в голове. Вся поступающая информация должна фиксироваться во внешних источниках. «Наша голова слишком дорогой аппарат, чтобы помнить о покупке мыла».
1.5. По крайней мере один раз в день надо делать обзор всей поступившей информации. В тот момент, когда приходит сигнал, его не надо обрабатывать. Его надо зафиксировать и сохранить так, чтобы во время ежедневного обзора, в спокойной обстановке, вернуться к нему и решить его судьбу.
1.6. «Решить его судьбу» не означает заняться решением проблемы, о которой он сообщает. Это значит, задать 4 вопроса, которые определят, что, как и когда надо делать для решения проблемы.
2. Фильтруй. Во время ежедневного обзора к каждому записанному сигналу надо задавать 4 вопроса
2.1. Это повод для действий? Если нет, то
i) Это мусор и его надо удалить
ii) Это полезная информация, которая потом обязательно пригодится и поэтому ее надо положить туда и так, чтобы потом ее можно было мгновенно отыскать.
2.2. Справлюсь ли за 1 шаг? Если нет, то разложите эту задач на простые шаги, над выполнением которых вы не будете задумываться, а будете просто решать проблему.
2.3. Хватит ли 2 минуты на решение? Если да, то выполнить действие, не откладывая в долгий ящик.
2.4. Могу ли поручить? Если да, то надо поручить. Контроль за исполнением может превратиться в отдельную задачу. Чтобы не превратиться в будильник для своих сотрудников надо ставить задачи, так, чтобы контроль происходил автоматически или перекладывался бы на других участников
3. Выбирай. Конечная цель работы в Outlook — формирование и поддержание списка задач. У деятельного человека он будет большим. Чтобы в любой момент знать, чем тебе стоит заниматься, надо при создании помечать задачу несколькими признаками.
3.1. Срок. Если для задачи есть момент, после которого выполнение задачи потеряет смысл или невыполнение задачи может принести вред, то этот момент надо зафиксировать в задаче. Важно, если после прохождения этого срока задача не изменит своей полезности или не приобретет «токсичности», то срок не надо устанавливать. Дедлайн не может служить мотиватором к действию.
3.2. Контекст. Если выполнение задачи связано с наличием нужного инструмента, нахождением исполнителя в нужном месте, с участием другого человека и пр., то такая метка поможет в нужный момент наиболее эффективным образом решить задачу.
3.3. Время на выполнение. Это связано с необходимостью погружения исполнителя в выполнение. Если погружения не требуется, то надо поставить пометку «Долька помидора»[1]. Если потребуется однократное вхождение в поток и возможно полное выполнение задачи за один сеанс работы, то пометка будет «Помидор». Если требуется глубокое погружение, потребующее нескольких сеансов работы, то «Килограмм помидоров».
3.4. Энергия на выполнение. Человек не находится постоянно в работоспособном состоянии. Но и не все задачи требуют полной концентрации и максимального интеллекта. Надо уметь приносить пользу в любом состоянии.
3.5. Приоритет. Фильтр по срокам всегда идёт первым. Этот фильтр — всегда последний. Правильно оценить приоритет можно только на малом количестве задач.
Но это была теория работы с персональной информацией. Она основана на методологии GTD[2].
А теперь о том, что надо делать в Outlook
Почта
1. Вся значимая информация должна передаваться по электронной почте. Все, что содержит ценность — телефоны, суммы, параметры, распоряжения. Все только по электронной почте. Причем это касается не только сотрудников, но клиентов. Все переговоры надо переводить в электронную почту. Отсылать информацию только электронной почтой и приучать всех окружающих, что вы общаетесь только почтой.
2. Папка «Входящие» один раз в день должна опустошаться.
3. Для этого все письма, для которых уже заданы 4 вопроса из п. 2. теоретического раздела (Фильтруй), должны перемещаться в другие папки.
4. Используйте быстрые действия и правила для сообщений для ускорения разбора корреспонденции.
Календарь
Используйте его для фиксации обязательно занятого времени. Но не задач!
Календарь может быть пустым. Если сегодня не будет событий и дел, которые привязаны к конкретному времени, то календарь на сегодня ДОЛЖЕН быть пустым. Так вы будете осознавать свои ресурсы по времени.
Контакты
Если с человеком вы собираетесь общаться хотя бы еще раз, то запишите его контакты в Outlook. Поиск информации — muda. Поиск контакта — двойная.
Задачи
Это конечная остановка информации. Весь Outlook существует для того, чтобы сформировать список задач в этом разделе.
Этот список будет длинным. Используйте теги или категории, чтобы при помощи мгновенного поиска находить самые подходящие для данного момента задачи.
Обязательно!
Используйте современные облачные технологии, которые позволяют организовать персональную работу и работу команды без лишних действий по обмену и предоставлению информации.
[1] Названия лучше придумывать самим, чтобы они воспринимались как что-то естественное и личное. Здесь приведены мои наработки, которые основаны на применении методологии Pomodoro
[2] Getting Things Done — https://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done