WORD ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Я не люблю курсов, которые состоят в перечислении кнопок на экране. И в каждом своем продукте я стараюсь найти концепт, на который нанизываю весь остальной материал. Так, например, во всех курсах по Excel я следую концепции «Ниагарских водопадов», как единственной формы данных, которая приводит к наименьшему количеству muda при обработке.

Курс по Word основан на применении стилей и шаблонов. Это позволяет свести к минимуму действия по оформлению документов. Можно сказать, что последние 10 лет я не оформляю документы. Совсем. Они уже набираются оформленными.

Суть курса в том, чтобы перестроить порядок работы с текстом документа.

Обычно пользователь при оформлении текста поступает так: выделяет фрагмент текста и применяет эффект (например, изменяет размер). Если перед ним документ на 10 страниц со сложной структурой, — среднего размера договор, — то задача изменить размер текста с 14-го на 12-й займет минут 10 – 15. Если же к документу применили стилевое оформление, то это действие потребует 5 – 10 секунд.

В целом время работы надо документом сокращается в несколько раз, поскольку стилевое оформление документа — единственно верное, и на нем основаны все команды Word, которые делают его лучшим текстовым редактором на данный момент. Попробуйте собрать оглавление в 50-страничном руководстве к действию.

Один мой клиент создал «Библию официанта», чтобы максимально быстро учить вновь прибывший персонал стандартам своей сети кафе. Менеджеры потратили день(!) на эту задачу. Если документ оформлен при помощи стилей, то это действие занимает…
1 минуту.

Но давать в руки пользователей эффективный инструмент без предварительной подготовки рано. Поэтому я начинаю с наведения порядка в текстах. Muda не дремлет и возникает, как правило, по двум причинам — неаккуратности и неграмотности. Мне надо будет выровнять некоторые «шероховатости» в наборе и оформлении документов. Сначала мы разберемся с правилами набора текста — уберем грязь, из-за которой возникает «необъяснимое» поведение Word и документы выглядят неряшливо.

Также мы научимся правильно применять табуляцию в документе научимся управлять нумерацией.

Еще разберемся с полями, ориентацией, колонтитулами, разделами и научимся правильно нумеровать страницы.

Этому будут посвящены первые две «пары» первого дня.

На третьей и четвертой паре я буду менять правила работы с документами. Я покажу, как использовать стили для оформления документов, как надо создавать однотипные документы на основе шаблонов. Затем мы создадим шаблон и защитим его от изменения. Оказывается, можно свести работу оператора только к набору текста и разрешить ему только нужные действия только в нужных местах документа.

На второй день я покажу другой прием, сокращающий время пользователей в разы. Это будет слияние. С его помощью можно создавать сотни однотипных документов — договоров, писем, сертификатов за несколько минут. Я сам использую этот инструмент для выписки свидетельств об окончании курса и оформления всей необходимой документации.

У одного моего клиента была задача рассылки около 150 писем в день с информацией о необходимости ежегодного обновления оборудования. В офисе была даже выделенная штатная единица: девочка «копипастила» около 10 параметров из базы в болванку письма, затем его печатала, вкладывала в конверт и писала пальчиками адрес на нём. И так 150 раз. Затем в конце рабочего дня относила на почту. Я (и процесс слияния) сократил ее работу до получаса. Ах да, остался еще визит на почту.

Также во второй день я покажу, как использовать вычисляемые поля для автоматизации работы с документом. Например, мы решим задачу автоматического копирования данных из одного места документа в другое — номер и дата договора автоматически будут изменяться во всех его приложениях после изменения «наверху».

Также нас будут ждать рецензирование и сравнение. Я объясню, как понять, какие изменения внес партнер в документ, который ему переслали для согласования.

Завершим мы особенностями поведения таблиц, а то они бывают весьма капризными, и работой с графикой — будем правильно вставлять иллюстрацию.

Кстати, этот документ я набирал в Word и ни разу не нажал на кнопку «Курсива» и не изменил размер текста. Я пользуюсь стилями и это означает, что другие мои документы и документы моих сотрудников будут выглядеть совершенно одинаково. Потому что об оформлении мы не думаем, мы заботимся о содержании. А оформление документов придумал нанятый мною дизайнер 10 лет назад. Скачайте оригинал и посмотрите, как выглядят все внутренние документы на моем предприятии.