Ко мне обратилась девушка Лиза с просьбой помочь навести порядок с учётом денег в её маленьком репетиторском деле.
Вот текст её письма ко мне:
«Моя клиентоориентированность выходит мне боком следующим образом:
- Кому-то удобнее платить за 3 месяца предоплату, кому-то – раз в неделю/месяц, а кому-то за каждый урок по факту проведения. (Выставлять для всех одинаковые условия – противоречит моему желанию подстраиваться под каждого клиента).
- Есть индивидуальные клиенты, есть группы.
- Стоимость уроков разная.
- Есть разные скидки.
- Дата поступления платежей, разумеется, тоже разная.»
Что ж, надо девушке помочь. Приступим.
Начинать надо всегда с конца, с результата. Что нашей героине надо?
Быстро понимать:
• кто из учеников должен заплатить за обучение, чтобы напомнить об оплате;
• сумму долга от учеников всего, чтобы понимать, сколько денег ей ожидать — от этого планировать собственные расходы;
• сколько есть оплаченных занятий у ученика, кого не надо тревожить по оплатам;
• какова сумма всех неотработанных предоплат — это деньги, которые ещё не её, это как беспроцентный кредит, тратить можно, но осторожно;
• ну и вообще, система сама сформировалась, как говорит Лиза, «клиенто-ориентированная», с разными ценами, разыми условиями, формами проведения занятий, путаницы много и с ней хотелось бы разбираться «подешевле».
Прежде всего надо понять, что в этом случае есть два основных потока информации. Есть два вида событий, которые надо учитывать и само наличие такого количества вопросов наталкивают на такой вывод.
Есть бизнес-процессы, в которых оплата сопутствует услуге или товару. Например, продаём пирожки на улице. Деньги мы принимаем тут же, сколько пирожков продали, столько денег взяли с клиента. Обмен происходит тут же. Или репетитор даёт урок и тут же за него берёт плату.
Тогда можно такой обмен описать одним потоком, в котором указывать только одну дату — проведения занятия и одновременной оплаты. Тогда указывается только одна сумма. Понятно. Что в такой ситуации не возникнет вопросов об урегулировании задолженности. Её просто нет.
Но даже в таком деле бывает так, что кто-то оплатит вперёд несколько занятий или у него не будет с собой необходимой суммы, и мы, доверяя клиенту, оказываем ему услугу «в долг».
Значит, надо разделить поток на два. Один — про то, как клиенты учатся, или как возникает у них долг перед нами. Второй — про то, как они платят, т.е., как они погашают этот долг.
Это разные потоки, потому что:
• События в них возникают в разное время. Оплатить можно раньше, позже.
• События в разных потоках друг другу не соответствуют. Можно оплатить несколько занятий вперёд, можно взять несколько занятий без оплаты. Можно оплатить 3,5 занятия. При этом стоимость уроков может разниться от различных условий, например, прошло оно индивидуально или в группе.
• Набор характеристик для записи событий различен. Если мы записываем занятие, то нам важно указать, когда оно прошло, в какой форме. И это не важно для записи фактов оплаты. Если мы записываем приём денег, то может быть важно, каким образом пришли деньги, карточкой или наличкой, чтобы легче потом было восстановить информацию о платеже.
Итак, проектируем первый поток. Назовём его «Часы». Он должен содержать информацию:
1. При помощи которой будем идентифицировать клиента. Чтобы потом сравнивать его долги с его оплатами, нам нужно будет чётко понимать, кто учился и от кого деньги пришли. В малом бизнесе, при несложных взаимодействиях, вполне достаточно будет имени. Может, ФИО.
2. Дату занятия. Своевременность оплат означает отслеживание по календарю.
3. Время начала и время окончания. Во-первых, это поможет вычислить длительность, а во-вторых, это поможет потом узнать, какое время суток предпочитают выбирать ученики для обучения. И это пригодится уже для маркетингового анализа и для регулирования своей нагрузки.
4. Длительность занятия измеряется в часах. Лиза подтвердила, что не в академических, а в астрономических. Стоимость же вычисляется в количестве часов.
5. Стоимость занятия. У занятия может быть различная стоимость в зависимости от формы — групповой или индивидуальной. Также могут быть и другие факторы, влияющие на цену, например, скидки.
Приступим к разбору второго потока. Он проще и получит название «Деньги».
1. ФИО также надо, иначе как привязать оплаты к занятиям? Такие данные, связывающие разные списки, называют ключевыми.
2. Дату сдачи денежных средств тоже не плохо бы указать, чтобы потом можно было отслеживать все платежи.
3. Сумма обязательна.
4. А ещё может пригодиться Форма сдачи денег, может пригодиться для будущего поиска потерянного платежа.
Отчёт должен содержать суммы стоимости занятий и оплат из обоих потоков по каждому из учеников. Поэтому в нём будет столбец ФИО. И надо вычислять разницу между суммами из первого и второго потоков. Также можно использовать эту таблицу как справочник, содержащий цену занятия для каждого ученика, контактные и прочие сведения.
В итоге получилась табличка, которую Вы можете скачать. Итоги в Отчёте собраны при помощи СУМММЕСЛИМН. Стоимость занятия в лист «Часы» подставляется автоматически из справочного столбца Отчёта.
Теперь Лизе надо наполнить эту табличку данными и понять, решила ли она её задачу по сверке задолженностей. И задать новые вопросы к своим данным. Они могут изменить набор столбцов в таблице. Но и эта система уже может отвечать на многие вопросы, например, в какие дни недели или в какое время суток клиенты предпочитают назначать занятия. Можно отображать динамику часов и доходов по месяцам, правда для этого надо дисциплинированно заполнять эту табличку. Посмотрим, хватит ли у Елизаветы терпения. Пожелаем ей не только усердия, но и побольше учеников и творческих успехов в прекрасном учительском деле.