Анализ данных предприятия: надо ли изобретать велосипед?
Карго-культ наоборот: туземцы делают самолеты из бревен, чтобы получить подарки от богов. Наши менеджеры работают с совершенным программным обеспечением, но пользуются им для «забивания гвоздей».
На дворе 2006 год. Это важно для повествования.
Иду по центральной площади города. Звонок мобильного. У меня правило — брать трубку всегда, если свободен. Особенно если это клиент с вопросом. Их вопросы не дают моему курсу оторваться от реальной жизни.
Слышу в трубке:
«Олег, а подскажите: как в Excel сделать больше чем 256 столбцов?».В ответ немая сцена:
«Ээээээ, а зачем вам?».Клиент пускается в долгие объяснения, которые я прерываю тем, что напрашиваюсь в гости посмотреть на это «чудовище», которому 256 столбцов мало…
Я не смог ответить на этот вопрос, потому что в том, уже далеком, 2006 году не было никакой возможности «расширить» рабочий лист. Разве что переписать Excel заново.
Тем клиентам я помог, приехал и рассказал, как надо перестроить свой учет, чтобы он стал «универсальным» и больше не потребовалось придумывать экзотические решения. Заодно научил их построению отчетов при помощи сводных таблиц.
Но уже через год мои клиенты мне не позвонили бы. Потому что в 2007 году произошла настоящая революция. Вышел в свет Excel 2007, который предоставил возможность работать с листами, у которых более миллиона (! ) строк и 16 тысяч столбцов. И я представил таблицу, которую они хотели построить. И не просто представил, а реализовал.
Вот ее «фотография»:
(Вот по этой ссылке вы можете скачать этот файл и поработать в нем)
Полюбуйтесь. Почему нашим героям не хватило двух сотен столбиков? Да потому что они целый год решили расположить на одном листе. А учитывая, что на каждый день им надо записывать информацию о двух событиях (количестве отгруженной и собранной продукции), им потребовалось бы использовать 731 столбец (733 в високосный год).
Вы уже попробовали докрутить скачанную таблицу до конца?
А теперь представим, как Петрович, главный инженер этого небольшого завода по сборке велосипедов, будет готовить годовой отчет.
Он встанет в самый конец таблицы… нажмет «равно» и будет складывать по одной ячейке.
Чертыхаясь и отгоняя внуков (или сотрудников), ведь ему сейчас надо 365 раз (! ) сложить по одной ячейке. Да, признаюсь, есть в этом частном случае способ посчитать результат побыстрее, но он потребует достаточной квалификации от нашего почти вымышленного героя. А откуда у человека, который умеет руководить производством велосипедов, такая квалификация?
Справился он. Успел до новогодней ночи. А наутро ему звонит собственник с просьбой… разбить отчет поквартально. И, кряхтя, идет Петрович снова за компьютер. Следующий вопрос будет про «помесячно». А после вопроса
«У тебя, Петрович, производительность по субботам не падает?»наш герой пишет заявление об увольнении, потому что это не совсем тривиальная задача.
В чем секрет моей методики работы? Я учу вести учет в некоей универсальной форме, которую в шутку называю «водопадом». Вот мой клон ведомости от Петровича (лист «База» в скачанном файле). Это непрерывный поток информации, направленный вниз.
Во-первых, эта форма позволяет не «изобретать велосипед» каждый раз, когда надо настроить учет в каком-либо бизнес-процессе. Основная ошибка современных пользователей — придумывать уникальное для «уникальных» задач. Мой подход показывает, что большинство задач по учету и анализу данных на предприятии имеют единое типовое решение. И что на самом деле знать Excel досконально не так уж и надо.
Для получения большинства отчетов достаточно владеть инструментом «Сводные таблицы». И это второе преимущество «водопадной» работы с данными. Сводные таблицы есть в Excel более 20 лет, и они позволяют получать ответы на свои вопросы к данным предприятия за считанные… секунды.
На занятии я предлагаю своим слушателям фокус. Я прошу придумать ЛЮБОЙ вопрос, который может заинтересовать собственника по результатам работы завода за год. И я на их глазах строю отчет не более чем за 1 минуту. А еще через час с небольшим они сами строят такие отчеты.
Вот несколько примеров с подтверждающими видео.
1. Отобразить помесячную динамику сборки и отгрузки «велосипеда 1».
2. Велосипед какой марки был лидером по отгрузке во втором квартале?
3. Падает ли производительность завода по субботам?
Собственно, на манипуляции мышкой уходит несколько секунд.Теперь скачайте файл с построенными отчетами.
Процесс построения отчетов надо рассматривать как производство — производство информации. И как на любом заводе качество полуфабриката (в нашем случае данных «на входе») — залог успешной работы.
Именно поэтому на своих семинарах вначале я уделяю столько внимания качеству сбора и представления исходной информации. И только после того, как информационное «сырье» приобретает достаточные для производства параметры, мы применяем несколько стандартных схем обработки.
Только такой подход превращает обработку информации в эффективный и результативный процесс. Надо уходить от работы с данными как от «искусства, недоступного простым смертным» и превращать ее в стандартизированную деятельность. В наш век только такой индустриальный подход имеет место на существование. Мы не можем надеяться на то, что все менеджеры вдруг станут гениальными аналитиками. Да это и не нужно. Нам не надо «изобретать велосипед». Давно уже придуманы все механизмы и схемы. Осталось только научиться ими пользоваться и внедрить их в повседневную практику. Чем я и занимаюсь последние 20 лет.
Оригинал статьи на сайте РБК.