Рассмотрим процесс принятия решения на основании данных в его хронологическом порядке.
В самом «низу» сначала происходит сбор информации, регистрация событий, запись происходящего в мире на любом носителе. Это может быть и звук «пик», который произносит штрихкодер, когда кассир его подносит к товару в магазине; это может и быть и запись в базу данных покупок на сайте интернет-магазина; это может быть и тетрадка записи долгов в сельпо. Важно зафиксировать происходящее, перенести в «вечность» мимолётность бытия. :‑)
Затем эта информация собирается в одном носителе и обрабатывается должным образом. Иногда данные после регистрации сразу готовы к обработке. Но пока это скорее исключение из общего правила. Данных может не хватать, поскольку при регистрации не зафиксировали важную информацию и теперь её надо загрузить из сторонних справочников.
Представьте, что вам надо анализировать влияние погоды на продажи. И было бы неразумно нагружать кассира фиксацией температурных показателей при продаже. Гораздо легче эту информацию получить из архива погоды.
Или зачем кассиру знать, к какой группе относится продаваемый товар, важно быстро зафиксировать факт продажи, а свойства проданного товара подгрузить позже из справочника.
Нет смысла также отдельно записывать день недели, в который произошла продажа. Эту информацию потом можно «расшифровать», имею дату продажи.
Имея подготовленный массив информации, мы приступаем к построению отчёта. Исходные данные не имеют ответов на наши вопросы. Их надо сгруппировать, подытожить и представить так, чтобы человеку, принимающему решение было удобно обнаружить взаимосвязи и принять решение, которое поможет достичь цели.
Вот схема, которая визуализирует все эти этапы:
Но хронологический порядок, привычный нам, будет неправильным при построении такой системы.
Если мы будем двигаться «снизу вверх», то будем собирать не ту информацию, которая нужна, а ту, которая была нужна когда-то или ту, которую легче всего собрать или которая «лежит на поверхности», упуская важные сигналы, которые помогли бы принять верные решения.
Заметив, что чеки в ресторане от компаний с присутствием женщин отличаются по структуре от чеков чисто мужских компаний, знакомый ресторатор стал собирать в том числе и информацию о гендерном составе гостей, сидящих за столиком. Но нельзя вернуть время вспять и зафиксировать эту информацию по уже введённым чекам. Там ничего не написано о том, была ли за столом женщина.
Также, не зная, на какие вопросы придётся отвечать при помощи отчётов, этап подготовки информации выполняется либо по старым лекалам, либо наугад. Да и сами отчёты, пытаясь ответить «на все вопросы бытия», перегружены лишней информацией и неудобны для восприятия.
Глядя на такие отчёты мы будем «видеть» только те решения, которые подскажут собранные данные, а не наша воля. Это хорошо для реагирования на воздействия среды, но не для целенаправленного движения по выбранной траектории.
Поэтому при построении информационно-аналитической системы надо двигаться «сверху вниз». Начиная с целей, которые мы хотим достичь в выбранном бизнес-процессе.
Дано: предприятие по превращению бумажных «ролей» в термобумагу для кассовой ленты.
Цель: снизить брак и количество отходов во время производственных процессов.
Мы не знаем решений, которые надо предпринять для достижения цели. Нам не хватает информации. Но мы можем выдвинуть гипотезу.
Гипотеза. Брак возникает на определённых участках и причиной может быть несовершенство оборудования или некачественная работы персонала.
Для выбора решения надо задать вопросы и получить на них ответы в отчётах.
Вопрос. На каких участках и в чьи смены происходит увеличение массы отходов?
Чтобы построить отчёт, надо собрать нужную информацию.
В подготовленном массиве необходимы данные о том, какие операции совершаются над «ролем», какова масса отходов, возникающих после операции, кто из сотрудников ответственен за каждую операцию.
Но не всегда данные, которые нужны в отчёте, можно собрать в реальной жизни во время производства. Что-то вычисляется косвенным путём, что-то придётся получить из сторонних справочников, что-то слишком дорого регистрировать непосредственно во время выполнения операций, да и человека, который занят делом, лучше лишний раз не отвлекать от непосредственно создания ценности. Да и человек в качестве регистрирующего устройства имеет кучу недостатков, начиная со свободы воли и, как следствие, свободы совершить ошибку.
В процессе регистрации невозможно измерить отходы напрямую, но роль в процессе обработки взвешивается перед началом операции и после. Разница между показателями и есть отходы. Также не фиксируется, кто обрабатывал этот роль, но фиксируется время суток, следовательно, потом можно узнать по справочнику, кто в эту смену был занят на этом участке.
Тогда схема создания информационно-аналитической системы для бизнес-процесса выглядит по-иному:
Только такое мысленное путешествие от конца к началу подчинит всю вашу информационно-аналитическую систему предприятия тем задачам, которые вы ставите перед своим бизнесом.
В одной из следующих статей про то, какие требования мы будем предъявлять к каждому из этих этапов.