Outlook: руководство к действию

Как только я стал предпринимателем, количество дел, которые я обещал кому-то и также самому себе выполнить, количество информации, которой я должен был руководствоваться, количество людей, с которыми я имел дело, встреч и мероприятий, которые я не должен был пропустить, резко возросло. 

Я стал не успевать, забывать, не выполнять обещания, пропускать, игнорировать, отказываться от возможностей, лажать и факапить. И понял, что надо что-то делать со своим "творческим" подходом.

Я стал искать программу, которая мне поможет. Это были нулевые и выбор был не так велик. Современных смартфонов еще не было и я перепробовал несколько планировщиков, органайзеров, напоминалок и будильников. Но потом я сказал себе: "Стоп. Ты же учитель по продуктам Microsoft Office, почему бы тебе не попробовать Outlook?" Нет, не тот уродец с приставкой "Express", а серьезный офисный продукт, что всегда устанавливается вместе с Excel. 

Поначалу эта программа меня ошарашила своими возможностями. Точнее, я в них запутался. Кнопок было много, почти все непонятного назначения и странного действия. Но я упрям. Я все пропускаю через себя и я заставил себя начать использовать эту программу и со временем я понял, что ничего лучше в области управления персональной информацией — почтой, календарем, контактами, задачами нет и в помине и что все напоминалки, такс-менеджеры, органайзеры и будильники лишь бледные копии этой программы. 

Причин этому множество. Главная в том, что Билл Гейтс осознал важность электронных коммуникаций еще в середине 90-х, о чём и была его книга "Дорога в будущее". И Outlook — это одна из первых программ, помогающих человеку справиться с информационным валом компьютерной эпохи.

Но ни одна программа сама по себе не решает проблемы. Моё правило — прежде идеология, потом кнопки. Так всё устроено в моих курсах по Excel — там всё вертится вокруг "водопадов" (упорядоченных таблиц) и в курсе по Word над всеми возможностями находится использование "стилей".  Так и в этом курсе. Я нашел отличную методику управления персональной информацией у Дэвида Аллена и во многом этот курс — опыт переложения его бумажной GTD на компьютерные рельсы. Переработанные и дополненные мною правила работы от Дэвида Аллена получили название iZEN.

Предлагаю вам свой опыт использования Microsoft Outlook в 10 занятиях:
  1. Основы управления персональной информацией (IZEN)
  2. Знакомство с программой
  3. Обзор элементов: Почта
  4. Приём и сортировка почты
  5. Обзор элементов: Календарь
  6. Обзор элементов: Контакты
  7. Обзор элементов: Заметки, Задачи
  8. Инструменты управления информацией: Напоминания, Категории и Важность, Мгновенный поиск, Представления
  9. Совместная работа: Организация собраний, Exchange
  10. Сервис: Архивация, Экспорт-Импорт