OUTLOOK: РУКОВОДСТВО К ДЕЙСТВИЮ

Я долго искал основу курса, которая позволит не просто называть, какое действие прячется за каждой кнопкой, а даст основу для управления персональной информацией.

Лет 5 назад я встретил на просторах Интернета описание методики Дэвида Аллена «GTD». Знакомство с ней помогло мне построить не только курс обучения, но и создать собственную систему управления информационными потоками. Она построена на основе Outlook и это помогает мне вести занятия с уверенностью, основанной на реальном опыте.

В этой системе есть несколько принципов:

  1. Собирай информацию в одно место. Т.е., старайся переводить все значимые коммуникации на один канал коммуникации, например, на электронную почту. Конечно, это невозможно осуществить на 100% хотя бы потому, что у вас внедрен Битрикс и наверняка у сотрудников есть и другие способы получения информации из внешнего мира — партнеров, клиентов, прочих лиц. Но я расскажу, как сам справляюсь с моей чрезмерной и неизбежной открытостью и концентрирую все входящие сообщения в одном месте.
  2. Фильтруй все входящие сообщения. Я переработал систему Дэвида Аллена и вышел на 4 вопроса, которые надо задавать для каждого сообщения.
    • Является ли поводом к действию? На этом вопросе мы отсеиваем более 90% сообщений. Уходит мусор и справочная информация, которую надо упорядочить.
    • Справимся ли за 1 шаг? Это требование планирования каждой задачи, которая потребует более одного движения. Про-активное планирование — залог рационального использования времени и других ресурсов для решения задачи. Также это мощный мотиватор для действий: часто задачи не сдвигаются с места, поскольку сформулированы как неясное пожелание, а не перечень четких шагов.
    • Хватит ли 2 минуты? Задачи, которые можно сделать быстро, должны быть сделаны быстро и не должны откладываться в долгий ящик.
    • Можно ли поручить? Руководитель не должен работать. Он должен принимать решения, планировать, давать поручения, обучать. Работать должны сотрудники, иначе зачем они в компании? Если есть кому поручить дело, его надо поручить.
  3. Выбирай самую подходящую задачу «на сейчас». Несмотря на предыдущие 4 фильтра итоговый список задач будет достаточно большой, и к нему надо применять еще несколько фильтров:
    • Срок. При создании задачи, которая имеет четкий deadline, стоит его всегда указывать в свойствах. Этот признак стоит использовать первым в выборе задачи «на сейчас», поскольку время назад не вернешь.
    • Время. Все задачи требуют времени на исполнение. Я дроблю все задачи на три категории по методике «pomodoro»:
      1. «Долька помидора» — задачи, требующие менее 30 минут на решение. Признак используется для «затыкания» коротких временных промежутков.
      2. «Помидор» — одношаговые задачи, которые требуют 30 минут на решение. За это время можно погрузиться в «поток», решить проблему и выйти из «потока».
      3. «Килограмм помидоров» — задачи-слоны, которые потребуют несколько помидоров для решения и глубокого погружения в тему.
  • Энергия. Человек находится в разных психофизиологических состояниях. Когда-то он свеж и силен и может горы свернуть, а когда-то нещадно тупит или болеет. Не надо мучить себя сложной задачей, если сейчас не в форме, и не надо выкидывать рабочее время, когда болит голова. Я имею специальный признак «тупица», которым помечаю задачи, которые не потребуют сильного напряжения, но неизбежны потому что мы живы.
  • Контекст. Для решения определенного круга задач надо находиться в правильном месте, или иметь возможность встретиться с нужными людьми, или иметь подходящий инструментарий. Нет смысла видеть задачи, которые невозможно выполнить из-за отсутствия одного из этих факторов.
  • Приоритет. Этот критерий применяется последним. Какой смысл заставлять себя думать о задаче, которую не можешь выполнить из-за недостатка времени, сил или инструментария? А после прохождения всех предыдущих этапов остается совсем немного дел и выбрать из них самое важное будет совсем просто.

Для реализации этой системы в Outlook я использую следующие возможности:

  • Разбор почты. «Папка «Входящие» один раз в день должна опустошаться» — это правило, с которым придется согласиться. И реализовать его не так сложно. Надо создать систему папок, чтобы перемещать по ним разобранные письма из папки «Входящие». В этом также помогут «быстрые действия» и «правила для сообщений».
  • Категории. В частности, они помогают реализовать систему фильтрации задач для выбора задачи «на сейчас».
  • Представления. Не надо соглашаться с тем вариантом отображения информации, который предлагает Outlook. Программные продукты Microsoft напоминают мне велосипед в советское время после покупки. На нем нельзя было кататься сразу. Надо было снять промасленную бумагу, протереть его ветошью, прикрутить педали и натянуть цепь как следует. Microsoft Office — лучший пакет для работы с информацией, но его обязательно надо настраивать под себя.

А еще в курсе будет подробный разбор всех разделов базы Outlook: почты, календаря, списка контактов, задач и заметок. Я расскажу, какие есть особенности при создании элементов, а также об управлении ими.

Будут темы, посвященные культуре корпоративной переписки: использование подписей, бесед.

Также будут темы, направленные на «экономную» работу с информацией: как ужимать вложения, как организовать архивацию и работу с файлами.

Будут разобраны способы и особенности поиска информации.

Также в курсе будут изучены процедуры назначения поручений и организации собраний. А еще будет знакомство с облачным сервисом Exchange, позволяющим организовать групповую работу и снять проблемы синхронизации информации между различными устройствами пользователя.