Нет смысла выполнять бесполезные действия. Посмотрите на каждодневные операции и выделите среди них те, что не приносят пользы, а лишь исправляют постоянно возникающие неисправности в окружающем мире.

А что, если можно сделать жизнь идеальной? А что, если вся вселенная вдруг будет выполнять ваши желания? А что, если работа будет выполняться мгновенно и станет приносить лишь радость?

Скажете, невозможно? А давайте попробуем.

Я не смогу исправить погоду за окном. Я отвечаю за работу с данными в Microsoft Office. Я нашел идеальную схему работы в каждой программе.

Начнем по порядку.

Excel

Вам нравится работать в Excel? Вы серьезно?! Мне нравится смотреть на море, общаться с семьей, вести умные беседы, слушать хорошую музыку. Да все, что угодно, но не работать в Excel!

Да вся моя деятельность в этой программе, почти 30-летня история её изучения и преподавания направлена на то, чтобы вы поменьше её использовали. Что же для этого надо сделать?

Перестаньте решать уникальные задачи уникальным способом. Перестройте окружающий мир так, чтобы свети почти все задачи к одному способу решения.

А для этого:

•       Начните требовать данные от всех окружающих только в одном виде. Этот универсальный вид исходных таблиц я прозвал «водопадами» из-за их вертикальной непрерывной направленности. Эта форма выбрана мной по двум причинам:

•       Она является самым распространённым вариантом выгрузки из учётных программ, поскольку сами учётные программы построены на хранении данных именно в «водопадном» виде.

•       Для обработки таких «водопадов» в Excel есть молниеносное средство — сводные таблицы. Это совершенно новый, нетрадиционный, неарифметический способ вычислений, который легко осваивается человеком с минимальной подготовкой, и он может приносить большие результаты уже в самом начале использования.

•       «Начните требовать» означает,

•       что отныне вся информация из учётных программ должна приходить к вам только в указанной форме. Если для этого надо перенастроить процедуру выгрузки, то научитесь новым настройкам. Если для этого надо дать задание программисту на разработку новой процедуры, то дайте. Все вложения окупятся сторицей. Оцените время, интеллектуальные и эмоциональные усилия, которое вы тратите на ручную обработку или на создание уникального решения для «уникальной» задачи и вычеркните все это из своей жизни, заменив все эту muda на типовой алгоритм действий. Помните! Вам не нравится «работать в Excel». Вам нравится достигать результата и получать за это вознаграждение. Минимизируйте расходы и увеличьте доходы. Только так и делается прибыль.

•       Все прочие учётные процессы, которые ведутся не при помощи специальных программ, а на бумажке или же прямо в Excel надо перевести в форму «водопадов». Напоминаю, для таких таблиц есть самое быстрое средство обработки. И второе — не придумывайте новых способов решения задач. Эксплуатируйте один единственный. Оставьте время и мозг для более полезных и приятных задач.

•       Чем дальше исходные данные от «водопадной» формы, тем больше надо знать Excel. А это означает, что для поддержания проекта в работоспособном состоянии в коллективе или при переходе от одного сотрудника к другому придётся затрачивать массу лишних усилий на обучение или постоянный контроль за работоспособностью. Вы на своём месте не навсегда. И даже если вас не заботит судьба этой производственной операции после вашего ухода, то во время отпуска вы точно не захотите постоянных консультаций по телефону. Перестаньте вечно «изучать Excel». Остановитесь на одной, но самой эффективной последовательности действий. Постоянно в ней совершенствуйтесь. И только если она не может принести результата, беритесь за другой способ решения задачи. Минимизируйтесь. Успех в концентрации и постоянных упражнениях, а не в знании тысяч способов при неумении их применить.

•       Если окружающий мир не может поставлять вам данные в нужном вам виде, то у вас выбор из двух путей

•       Учите Excel. Ищите другие способы решения задач. Этот путь бесконечен, поскольку бесконечна человеческая фантазия. Нет никаких способов заставить неподконтрольного вам человека вести записи «общепринятым способом». Человек — существо со свободой выбора. Он всегда найдёт самый необычный способ усложнить свою и вашу жизнь. Но помните, что не все так страшно и 99% человеческой фантазии — это некоторые изменения в стандартном шаблоне. Надо будет научиться находить эти шаблоны и изменения в них. Этот путь труден, и он для тех, кто не обладает никакими ресурсами кроме времени и собственной головы.

•       Другой путь — программирование. Научитесь программировать или наймите программиста, который будет усмирять бесконечную фантазию вашего источника и преобразовывать ее в унифицированную форму.

•       Если ни первый ни второй путь вам не подходит, то ищите ресурсы для преобразования исходных данные к унифицированной «водопадной» форме. Я не устану повторять одно и то же тысячу раз. «Карфаген должен быть разрушен» — повторял один из римских полководцев и Карфаген был разрушен. Мир принадлежит упрямцам.

•       Совершенствуйтесь в использовании сводных таблиц. За ними будущее. В Excel есть и другие замечательные способы решения задач, например, функция СУММЕСЛИМН и её «родственницы».

•       Но они менее интуитивны, и это означает, что надо тратить больше времени и интеллектуальных усилий для понимания того, где и как их применять. Но даже если вы выберете этот способ решения задачи, унификация исходных таблиц и форма «водопада» облегчат вам решение задачи в разы.

•       Использование функций более затратный способ ведения подсчётов. Эта разница будет особенно видна на огромных объёмах данных. Невозможно себе представить отчет из десятков тысяч СУММЕСЛИМН. Любой обычный компьютер задумается на часы в обработке такого массива. Сводные таблицы справятся с вычислениями в секунды.

•       По этим причинам именно сводные таблицы лежат в основе всех современных модификаций электронных таблиц. PowerPivot и прочие недавно появившиеся надстройки, которые успели стать стандартом в последних версиях Excel основаны на применении сводных таблиц. Время громоздких функций уходит. И вам вскоре понадобится опыт правильной организации данных и получения результатов их обработки при помощи сводных таблиц.

Word

Мы работаем не с буквами и не со словами. А со смыслами. Письменная речь не передаёт эмоциональных интонаций, и мы заменяем паузы, придыхания, повышения голоса, мимику и жесты оформлением текста.

Но документ не может состоять из бесконечного количества смысловых фрагментов. Как правило он строится из нескольких разновидностей текста. В любом договоре есть пункты и заголовки, название и подписи.

Один из ресурсов резкого ускорения работы с документом — это переход от побуквенного и поабзацного оформления к выделению одинаковых смысловых фрагментов и оформление их при помощи стилей. И тут слово «оформление» не совсем не к месту. Скорее «назначение», а оформление подтягивается в соответствии с назначенным стилем.

Надо не центрировать текст, а показывать компьютеру заголовки, не применять жирность, а отмечать важный текст. А центрирование и увеличение толщины букв включатся сами.

И если вы помните, что для вас важнее — «работать в Word» или смотреть на море, то альтернативы перехода к стилевому оформлению у вас нет. Надо так научиться работать в Word, чтобы как можно меньше времени в нем работать. С тем же конечным результатом. Впрочем, Excel эта фраза тоже касается.

Второй ресурс ускорения в Word — работа с повторяющимся и автоматизированным текстом.

В ваших документах есть часто встречающиеся фрагменты. Их ввод надо автоматизировать при помощи экспресс-блоков.

В ваших документах есть повторяющиеся фрагменты, ссылки и оглавление. Их тоже нужно автоматизировать при помощи вычисляемых полей. Это необходимо не только для ускорения, но и для сокращения количества ошибок.

В вашей практике обязательно встретится ситуация, когда на основе одного образца придётся создавать десятки, а то и сотни однотипных документов. Используйте слияние. Один мой ученик с лихвой окупил два моих курса за 10 минут оформив 400 однотипных исков, которые ЖЭК попросил оформить на своих должников. Всего-то надо было подготовить данные в упорядоченной форме и расставить метки, в какие места документа они должны подставляться.

(Продолжение следует)