EXCEL

ПОЧЕМУ надо учиться

В чем секрет популярности моего курса «Excel для управления и анализа»? Наверное, в том, что я создавал его не просто как обзор кнопок на панели инструментов, а как набор приемов обработки информации, которые помогают знающему их получать ответы на свои вопросы к бизнесу.

Мы собираем информацию, много собираем информации. Сейчас нельзя пройти по улице, чтобы о тебе что-нибудь бы не записали. Камеры слежения, сканеры штрихкодов, мобильные телефоны фиксируют каждый наш шаг и каждое наше движение. Мы надеемся, что нас записывают не зря. Что кому-то эта информация приносит пользу, она поможет сделать сервисы доступнее, услуги комфортнее, товары полезнее.

В своем бизнесе мы тоже постоянно собираем информацию. О том, как идут продажи, отгрузки, выплаты, поступления, как ходят люди на работу, как производится продукция. Но уверены ли мы, что вся эта гигантская инфраструктура существует не вхолостую и огромная работа делается не зря?

«Менеджер должен сидеть в магазине» — произнес один из моих клиентов и был прав. Это значит, что менеджер должен управлять процессами на предприятии, а не сидеть часами перед компьютером, пытаясь добыть из собранных гигабайтов информации сведения, помогающие принять нужное решение.

Я задумался, как можно облегчить и ускорить обработку бизнес-информации. 22 года назад я начал собирать те приемы владения Excel, которые помогают пользователю программы ускорить и оптимизировать свою работу. Почему именно в Excel? Да потому что эта программа является самым мощным из доступных средств обработки информации и стоит на каждом офисном компьютере.

В результате получилась цепочка курсов и семинаров, решающих поставленную мною задачу. Я знаю, как организовать сбор и обработку данных вашего предприятия, чтобы ответы на свои вопросы вы могли находить за считанные минуты (а иногда и секунды).

Главное в этой методике — правильный сбор первичной информации. Основная проблема, не дающая реализовать схему мгновенного анализа — «изобретение велосипеда». Так я обозначаю попытки придумывать «уникальные» задачи и искать для них «уникальные» решения. Каждый раз, когда надо наладить учет в каком-либо бизнес-процессе, менеджер придумывает систему, которая создана по его личным правилам и привычкам. Я уже не говорю про выгрузки данных из учетных программ, которые «нарочно» усложнены для дальнейшей обработки.

Это является причиной огромного объема muda, через который приходится пробираться, анализируя данные, тогда как процесс обработки информации можно рассматривать как производство. Да-да, производство отчетов, на основе которых принимаются управленческие решения.

А любое производство предусматривает стандартизацию полуфабрикатов и заготовок. Не из любого набора железяк можно сделать автомобиль и не из каждой жидкости сварить пиво.

(пример «Водопада»)

Я предлагаю собирать информацию в таблицах особой формы, которые в шутку называю «водопадами» из-за их внешнего вида. Эта форма более всего близка к базам данных, на основе которых построены все современные учетные программы. Именно такую форму таблиц «любит» Excel и предлагает для нее наибольшее количество простых и эффективных действий по обработке. И такая форма наиболее естественна для выгрузки данных из учетных программ, поскольку именно в такой форме они там хранятся.

Отдельный вопрос состоит в том, почему наружу из 1С мы получаем что-то совсем испорченное и непригодное. И задавать этот вопрос надо самим программистам. Мы же будем искать адекватных программистов, которые будут выдавать данные из учетных программ в нужном нам виде. И сами будем стараться собирать сведения в виде «водопадов».

(отчет при помощи «сводной таблицы»)

Что это нам даст?

  1. Мы сможем использовать «Сводные таблицы» для поистине мгновенного анализа. При помощи этого инструмента мы сможем получать отчеты в считанные минуты. Именно этот инструмент мы изучаем в самом начале обучения, чтобы получать результаты от своих действий уже в первые дни работы с Excel. Не надо знать много, чтобы получать отчеты! Правда, первичные данные должны быть представлены нужным образом.
  2. Другие приемы и инструменты электронных таблиц значительно упростятся, а одинаковая форма исходных данных позволит не искать «уникальные» решения, а накапливать опыт через многократное повторение похожих действий. На первых порах вы будете уметь не так много, но владеть этими приемами вы будете отлично.
  3. Единообразие формы, в которой данные собираются и небольшое количество команд по обработке лишит сотрудников «уникальности». Это позволит безболезненно проводить ротацию кадров. Новый человек будет быстро адаптироваться в «чужих» файлах, декретный отпуск ценного сотрудника перестанет быть катастрофой, да и обычный отпуск не вызовет паузы в работе предприятия. Любой сотрудник может подменить отдыхающего коллегу.

КАК будем учиться

Мой стаж в обучении взрослых людей информационным технологиям более 20 лет. И по своему профессиональному «происхождению» я школьный учитель. Поэтому я стараюсь достичь планки максимального усвоения пройденного материала. Мой опыт помогает строить интересные программы преподавания и проводить занятия увлекательно. С этой же целью разработаны практические и домашние задания, рабочие тетради, презентации и прочий вспомогательный материал.

В своих разработках я активно пользуюсь терминами и понятиями японской философии ежедневного улучшения жизни «Кайдзен». Эта философия стала «родной» для многих японских (и не только) предприятий. В частности, заводов Тойота, где она получила свое развитие. Ключевыми понятиями этой философии являются уменьшение потерь (muda), в том числе за счет наведения порядка на своем рабочем месте, стандартизации процессов, сокращения лишних действий. Мои курсы гармонично сочетаются с принципами Кайдзен. Я активно использую понятие muda и другие принципы этой системы. Например, «брак не принимается. брак не производится, брак не передаётся», что означает, что когда все сотрудники предприятия используют одинаковые подходы к работе с данными и грамотно готовят исходные данные, то со временем процедуры получения отчетов становятся все проще и проще, а смысла в них становится все больше.

ЧТО я могу предложить

На данный момент у меня разработаны несколько семинаров по работе с данными в электронных таблицах Excel. Опишу самые популярные.

E1. «Мгновенный анализ данных».

Это самый популярный продукт. Он содержит базовые принципы моей методики. Как хранить и собирать информацию, в каком виде получать ее из учетных программ. Правила и требования к исходным таблицам.

Порядок построения сводных таблиц, особенности их использования. Создание непривычных отчетов как способ посмотреть на свой бизнес с неожиданных сторон.

Визуализация отчетов при помощи условного форматирования и диаграмм. Правила создания полезных отчетов.

Вот отклик одного из участников:

E2. «Работа с формулами»

Предыдущий модуль показывает, как работать с данными в «идеальной» ситуации. Когда все данные собраны в нужном виде, без ошибок, когда собраны все сведения для получения отчетности. И такая ситуация когда-нибудь наступит. Когда большинство ваших сотрудников овладеет новыми методами работы. Когда вы «победите» всех 1С-ников и прочих программистов, и они начнут выдавать вам данные в нужном виде. Но пока надо как-то жить, получать отчеты из тех данных, какие есть, исправлять ошибки, добывать необходимые сведения.

И тут нам помогают формулы. Мы знакомимся с тем, что такое дата и время в Excel. Затем изучаем, как можно разрезать текст на кусочки, чтобы добывать полезные фрагменты (и как склеивать текст, если это необходимо).

Нельзя пройти мимо таких функций как ЕСЛИ, ВПР и СУММЕСЛИМН. На них базируется инструментарий любого опытного менеджера.

Хотите проверить уровень знаний претендента в Excel? Задайте вопрос про то, «ВПР-ит ли он». И если смятение будет в глазах его, то общий уровень владения этой программой нельзя считать удовлетворительным. Мои слова вам подтвердит любой специалист. Без ВПР Excel не Excel.

E3 «Волшебные формулы»

Чем дальше задача от «водопадной» формы данных, тем больше надо знать про Excel. Если таблицы нельзя или слишком сложно представить в правильной форме, приходится применять формулы с использованием функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, ДВССЫЛ, СМЕЩ. Звучит, как волшебные заклинания. Да и результат волшебный.

Отклик от участника этого семинара говорит лучше всего:

E4 «Программирование для непрограммистов»

«Менеджер не должен программировать. Ибо если он программирует, то он уже не менеджер, а программист». Это мое собственное выражение. И оно, к сожалению, часто не актуально. Программисты бывают дороги, далеки, капризны. И поэтому менеджеру приходится засучивать рукава и самому приниматься за кодирование.

Страшного в этом процессе ничего нет, тем более, если разумно ограничить сферу применения программистских навыков.

Суть моего семинара в том, чтобы при помощи программирования превращать дурацкие таблицы, ведомости и выгрузки в красивые «водопады», которые потом сводными таблицами или другими более привычными инструментами будут превращаться в отчеты. Также я рассказываю, как при помощи несложного кода организовывать ввод информации не слишком грамотными и аккуратными диспетчерами. Причем решаем мы эту задачу уже на третьем занятии.

А вот еще один отклик:

Что ВАЖНО

Нет смысла изучать «весь Excel». В жизни есть масса других не менее интересных занятий. Им и стоит посвятить время, которое высвобождается после прохождения моих семинаров.

Желаю вам побольше такого свободного времени. Для этого и работаем.

С уважением,

Ваш Олег Видякин.